规章制度

镇江高专档案管理规定

  一、公文立卷、归档和销毁
1、公文办完后,应根据《档案法》和有关规定,由主办职能部门及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
2、公文立卷应以本部门形成的公文为重点,根据公文形成的特征、相互联系和保存人体分类整理,保证立卷材料齐全完整,正确反映本部门的主要工作情况,便于保管、查找和利用。
3、联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
4、公文复制作为正式文件使用时,应加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。
5、每年上半年应将上年度需立卷、归档的公文及时整理、装订。案卷立好后,应按有关规定定期向档案部门移交。移交时应有严格的交接手续,个人不得保存应存档的公文。
6、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,要以定期销毁。销毁秘密公文应进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。
二、档案借阅
1、本校工作人员人员因工作需要,查阅本人承办的相关工作的档案,需办理查阅登记后方可查阅。
2、外单位和个人查阅本校档案,应持有有效介绍信,经档案室主任或校长办公室主任审核后方可查阅。如需利用涉密档案,须经校领导批准,由档案保管人员代查。
3、档案材料一般在档案室查阅,根据实际情况经同意可以摘抄、复印。上级机关的秘密公文,除绝绝密或注明不准翻印的以外,经校领导批准可以翻印。翻印时应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。如确因工作需要外借,须经档案室主任或校长办公室主任批准,外借时间不超过一周。
4、查档人员有责任保护档案的完整,不得转借、涂改、污损、撕页,不能遗失。
5、档案工作人员对归还的档案及时进行检查、验收、注销借阅登记表。